Identificación y registro de riesgos

Comience con un registro básico de riesgos que abarque las principales categorías de riesgo (geopolítico, operativo, financiero, legal y cultural) para cada país o proyecto. Por ejemplo, enumere riesgos como «fluctuación monetaria en Brasil», «retraso de un proveedor de China» o «retraso en la aprobación de un producto en la UE». Simplifique: para cada riesgo, anote una breve descripción, su probabilidad (p. ej., baja/media/alta), su impacto (bajo/medio/alto) y las medidas de mitigación actuales. Este documento debe revisarse periódicamente (por ejemplo, trimestralmente o anualmente) y actualizarse según se requiera.

Políticas básicas y capacitación

Desarrolle un código de conducta y políticas esenciales de cumplimiento (antisoborno, seguridad, protección de la información) que se apliquen a todas las operaciones. En la Etapa 1, esto podría consistir en un manual de 10 páginas y una sesión de capacitación anual para los empleados; no demasiado extensa, pero suficiente para establecer expectativas. Asegúrese de que todos los empleados conozcan las recomendaciones esenciales (por ejemplo, "no pagamos sobornos, pase lo que pase" o "siga la lista de verificación de cumplimiento comercial antes de realizar envíos a un nuevo país"). Esto previene muchos riesgos legales y de cumplimiento al establecer un estándar de comportamiento aceptable.

Rutinas de monitoreo simple

Asignar a alguien (o a un equipo pequeño) la responsabilidad de monitorear noticias relevantes sobre riesgos materiales para la empresa. Esto podría ser tan informal como una alerta diaria de Google o leer un boletín informativo del sector. Por ejemplo, si opera en el Reino Unido y China, esté atento a las noticias sobre los cambios del Brexit o los aranceles de China. En la Etapa 1, puede que no cuente con herramientas sofisticadas, pero mantenerse informado sobre los grandes acontecimientos permite tener un sistema de alerta temprana básico. Si surge algo importante (por ejemplo, una nueva regulación), la empresa puede investigar más y reaccionar.

Seguros y transferencia de riesgos

Contrate un seguro básico para cubrir riesgos comunes. Esto suele incluir un seguro de propiedad (para instalaciones/inventario), un seguro de responsabilidad civil (responsabilidad por productos o responsabilidad civil en caso de demandas), un seguro de carga para envíos internacionales y, posiblemente, una póliza de fidelización (para cubrir el fraude de empleados). El seguro es una forma sencilla de transferir el riesgo por una prima asequible. Por ejemplo, si exporta mercancías, el seguro de carga le garantiza cobertura financiera si las mercancías sufren daños durante el transporte. De igual manera, una póliza de responsabilidad civil general en U.S. puede cubrir la defensa legal si alguien demanda su producto. Estas pólizas no previenen incidentes, pero minimizan el impacto financiero.

Planes de contingencia para interrupciones menores

Identifique las interrupciones diarias más probables y prepare respuestas de contingencia sencillas. Para problemas operativos, esto podría significar: "Si el proveedor A no puede entregar, utilice el proveedor B (aunque el costo sea mayor, a corto plazo)". Para problemas de tecnologia: "Si nuestro servicio en la nube falla, tenga una copia de seguridad local de los datos críticos". Para problemas de viajes: "Si un gerente clave no puede viajar debido a un retraso con su visa, asigne un sustituto que pueda manejar las cosas por videollamada o asignando un responsable interino". Estos son planes básicos de una página que garantizan la continuidad del negocio para interrupciones cortas (unos días o semanas). En la Etapa 1, no necesita protocolos exhaustivos de recuperación ante desastres, pero debería considerar los problemas más probables para no tener que improvisar cuando ocurran.

Roles y comunicación claros

Incluya la gestión de riesgos formalmente dentro de la organización, inicialmente no es necesario tener un "gestor de riesgos" a tiempo completo. Podría ser el gerente de operaciones, encargado también de coordinar la mitigación de riesgos, o el director de finanzas, encargado de los riesgos financieros y de seguros, etc. El equipo debe saber: si ocurre un evento de riesgo, ¿quién lidera la solución al problema? Se debe informar al Directorio en forma oportuna. Por ejemplo, si se requiere un pequeño retiro de producto en un país debido a un problema regulatorio, la práctica de la Etapa 1 dictaría que el responsable de calidad informe al director ejecutivo/director de operaciones, inicie el retiro según una lista de verificación preestablecida y se comunique con los clientes afectados. Se pueden preparar protocolos básicos de comunicación (a quién llamar, planillas de excel con correos electrónico para notificar a los principales involucrados) para eventos comunes.

Resultado

La empresa cuenta con una sólida base de educación y preparación ante los riesgos. Los empleados conocen los riesgos diarios y actúan para evitar obstáculos obvios. La empresa puede gestionar imprevistos menores sin pánico (un envío retrasado, una salida repentina del personal, una multa regulatoria menor) gracias a que cuenta con mecanismos de protección y planes establecidos. En esencia, la Etapa 1 mantiene el rumbo y la dirección correcta al prevenir problemas evitables y ayuda a gestionar los problemas más comunes. Una forma de ejemplificarlos es "instalar detectores de humo y tener un extintor": la mayoría de los días no son necesarios, pero si surge un pequeño incendio, se puede apagar rápidamente. Esta etapa se alinea con una postura defensiva: se trata de prevenir pérdidas y reaccionar de manera planificada. Esta Etapa 1 le permite cubrir los aspectos más básicos de la gestión de riesgos.